Wajib Untuk Diketahui!

Sebelum Anda mengikuti tips dalam menggunakan Excel, ada beberapa hal yang perlu Anda ketahui. Bagi Anda yang benar-benar baru dalam menggunakan Excel, silakan perhatikan ini:

Excel merupakan aplikasi pengolah data dengan menggunakan tabel atau terkenal dengan nama Spreadsheet. Pada gambar di atas, ada 3 hal yang harus Anda ketahui.

Dari kiri ke kanan layar atau sebaliknya (Horizontal), hal tersebut dinamakan Baris. Baris di Excel diwakilkan dengan Angka yang berurutan dari 1 dst.

Dari atas ke bawah layar atau sebaliknya (Vertikal), hal tersebut dinamakan Kolom. Kolom di Excel diwakilkan dengan Huruf yang berurutan dari huruf A dst.

Jika Anda mengklik ruang kosong di halamannya, hal tersebut dinamakan Sel. Sel di Excel diwakilkan dengan kombinasi kolom dan baris, seperti: A1, B2, D10, dll. Jika D10, maka sel tersebut berada di kolom D dan pada baris ke-10.

Setelah Anda mengerti, silakan ikuti tips belajar Excel di bawah ini :

1. Perhitungan Dasar

Untuk menghitung angka dan memanipulasi data lainnya excel memiliki istilahnya sendiri, yaitu menggunakan "Fungsi". Fungsi bisa dikatakan rumus agar angka yang keluar sesuai dengan yang kita inginkan. Untuk membuat fungsi, Anda harus klik kotak yang tersedia di excel dan ketik tanda sama dengan (=).


Misalnya Anda ingin menghitung 5 + 5. Anda pasti sudah tahu kalau hasilnya = 10. Jadi, formula lengkapnya adalah "5 + 5 = 10". Di excel, tanda "=" diketik terlebih dahulu, baru diikuti dengan rumusnya. Jadi, untuk menampilkan hasil pertambahan, silakan ketik di excel "=5+5". Setelah Anda tekan Enter, maka hasilnya akan keluar.

Berikut tanda/operator yang bisa Anda gunakan untuk perhitungan dasar di excel:
  • "+" Untuk melakukan operasi pertambahan.
  • "-" Untuk melakukan operasi pengurangan.
  • "*" Untuk melakukan operasi perkalian.
  • "/" Untuk melakukan pembagian.

2. Kalkulasi Cepat dengan Autosum

Autosum merupakan fungsi yang bisa Anda gunakan untuk kalkulasi cepat tanpa perlu repot-repot mengetahui rumus perhitungannya.


Misalnya Anda ingin menjumlahkan 10 angka di 10 sel dalam 1 kolom/baris. Anda cukup menyeleksi (blok) semua sel tersebut, kemudian klik Home > Autosum. Maka semua sel tersebut akan dijumlahkan seperti gambar di atas.


Selain penjumlahan, Anda juga bisa menggunakan fungsi-fungsi lainnya pada menu Autosum seperti gambar di atas. Penjelasan untuk masing-masing fungsi tersebut sebagai berikut:
  • SUM : Penjumlahan
  • Average : Mencari nilai rata-rata
  • Count Numbers : Mendapatkan jumlah sel yang diseleksi
  • Max : Mencari nilai paling besar
  • Min : Mencari nilai paling kecil

3. Otomasi Data Sederhana Dalam Sel

Dua tips sebelumnya mengharuskan Anda untuk memasukkan data ke dalam sel. Sekarang, mari belajar bagaimana cara otomasi data sehingga kita tidak perlu terus-menerus menambah data. 

Ambil studi kasus seperti ini:
Anda memiliki tabel dengan kolom 'nomor'. Nomor tersebut pastinya berisi dari 1 nomor hingga berapapun jumlah barisnya. Jika Anda memiliki data yang banyak, apakah Anda harus mengetik semua nomor tersebut? Untungnya, excel memiliki fitur yang dapat menangani kasus tersebut.

Contoh:

Silakan Anda ketik 1 di sel pertama (sel A1), kemudian ketik 2 di bawah angka 1 tadi (sel A2). Setelah itu, blok kedua angka tersebut dengan cara klik kiri dan tahan di sel A1 kemudian geser ke sel A2. Setelah Anda blok, di bagian pojok kanan bawah blok tersebut akan ada kotak kecil berwarna hijau. Silakan klik dan tahan kotak tersebut kemudian geser ke arah bawah. Untuk percobaan, silakan Anda geser hingga sel A5.


Setelah Anda geser, hasilnya akan jadi seperti pada gambar di atas. Hal ini dapat terjadi karena di sel A1 dan A2 masing-masing terisi 2 angka, yaitu angka 1 dan angka 2. Excel menjadikan kedua angka tersebut patokan dan menemukan pola bahwa angka 1 dan angka 2 merupakan angka yang ditambah 1 dimulai dari sel A1. Jadinya, A1 ditambah 1 menjadi 2. Setelah menemukan polanya, excel secara otomatis menghitungnya lagi ketika Anda geser ke bawah dan semuanya akan bertambah 1 sesuai dengan angka dalam sel sebelumnya.

Bahkan Anda bisa melakukan hal ini terhadap fungsi atau rumus. Ketika Anda klik tahan dan drag seperti cara sebelumnya di sel yang ada rumus, excel secara otomatis menerapkan fungsi yang sama namun dengan sumber data yang berbeda.

4. Memformat Angka

Format angka dibutuhkan jika Anda memasukkan data dengan jenis yang berbeda. Misalnya 100% tentu berbeda dengan Rp 100. Walaupun Anda mengetikkan sama-sama angka 100, penggunaannya berbeda. Di excel, Anda bisa mengubah format angkanya sesuai dengan yang diinginkan.


Silakan Anda blok terlebih dahulu angka yang akan diubah formatnya. Kemudian pada bagian "Number", klik menu gulir bawah yang bertuliskan "General". Anda tinggal memilih format angka yang Anda inginkan.


Hasilnya bisa Anda lihat seperti gambar di atas. Ketika kita saya memilih "Currency", maka secara otomatis excel akan mengubah format angka yang kita masukkan menjadi format Rupiah. Kita juga bisa mengubah format mata uang dari berbagai negara.

5. Membuat Tabel

Dengan membuat tabel, data yang Anda berikan dapat diorganisir di excel lebih mudah lagi. Jangan menganggap bahwa dengan mengisi data dalam sel-sel di excel, data tersebut sudah menjadi tabel. Anda perlu memformatnya terlebih dahulu layaknya tips sebelumnya.


Silakan Anda blok terlebih dahulu data tabel Anda. Kemudian, akan ada tombol tambahan di pojok kanan bawah seperti pada gambar di atas. Klik bagian "Tables" dan klik "Table".


Setelah Anda melakukan hal tersebut, maka tampilannya akan menjadi seperti di atas. Dengan data yang sudah menggunakan format tabel ini, Anda bisa melakukan beberapa hal. Contohnya saja ketika Anda klik tanda panah bawah terhadap "Daftar Buku" seperti contoh, maka Anda bisa menyortirnya berdasarkan huruf. Misal dari A ke Z atau dari Z ke A.